Alors, vous avez décidé de mettre Journée de travail en place dans votre organisation. C'est une décision très judicieuse puisque le système transformateur basé sur le cloud rend tout plus facile et plus efficace.
Cependant, vous devez déployer le logiciel, ce qui est plus qu'une notion. Cela dit, voici les étapes à suivre pour garantir une mise en œuvre réussie de Workday.
Qu’est-ce que Workday ?
Utilisé principalement par les moyennes et grandes organisations, en particulier celles disposant de plusieurs sites, Workday est une solution qui facilite la gestion des avantages sociaux, de la paie, des données des employés et des ressources humaines.
Les principales fonctionnalités incluent :
- Gestion des talents
- Suivi du temps
- Recrutement
- Analyses et rapports
- Libre-service pour les employés
Principaux avantages de la journée de travail
- Le système fonctionne sur MAC et PC
- Grâce à des mises à niveau semestrielles, Workday introduit continuellement de nouvelles capacités et fonctionnalités de paie et de ressources humaines.
- Pas besoin de construire et de maintenir des systèmes fantômes auxiliaires et départementaux
- Fournit un accès immédiat à des informations à jour – telles que des descriptions de poste – sur les membres de l'équipe
- Fournit un accès facile à des éléments tels que les relevés de revenus et les soldes de congés, ainsi qu'aux mises à jour des informations personnelles (retenues W-2, coordonnées, etc.)
- Permet un accès 24 heures sur 24 aux informations sur un réseau sécurisé
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Se préparer à la mise en œuvre de Workday
Bien que l'utilisation quotidienne de chaque entreprise varie, Mise en œuvre de la journée de travail nécessite une planification minutieuse. Pour une migration réussie, les étapes doivent inclure :
Définissez vos objectifs
Même si vous connaissez les avantages offerts par Workday, vous devez définir la portée de la manière dont ton organisation espère en bénéficier. Qu'il s'agisse de rationaliser les rapports ou d'accélérer les processus RH, commencez par fixer des objectifs en matière de ressources humaines, financières et de planification stratégique.
Une fois cela fait, vous pouvez établir un calendrier de mise en œuvre, y compris le temps qu'il faudra probablement pour former les employés à l'utilisation de la nouvelle plateforme Workday.
Passer en revue les processus
Ne commettez pas l'erreur courante de simplement copier votre processus actuel et essayez de l'utiliser avec une application basée sur le cloud. Ce faisant, vous effaceriez essentiellement les principaux avantages de Workday. Pourquoi? Parce que le nouveau système simplifie les processus et en rend d’autres inutiles.
Si vous souhaitez accroître l'agilité, la réactivité et la productivité, vous n'y parviendrez pas en utilisant des processus obsolètes dotés d'une technologie améliorée. Une fois que vous avez pleinement compris ce que Workday peut accomplir pour vous, examinez minutieusement vos processus. C'est une bonne idée de faire appel à un spécialiste de la mise en œuvre de Workday tel que Mercer.
Faites un essai routier
C'est également une erreur courante de laisser vos utilisateurs embarquer dans le cloud puis de résoudre les problèmes en cours de route. Cela ne servira qu’à frustrer votre peuple. Pensez plutôt à constituer un groupe pilote qui pourrait tester la plateforme et fournir des commentaires. Une fois que tout est terminé, voyez comment se déroule votre flux de travail sur Workday, puis poursuivez l'optimisation des processus.
Créer de nouveaux matériaux
Une fois les processus finalisés et le système testé, vous êtes presque prêt à enfin lancer les choses. Mais pas si vite, car certaines choses doivent être couchées sur papier. Vous devez créer de nouveaux documents, notamment du matériel de formation et de nouveaux manuels et didacticiels. Les utilisateurs s’adapteront plus facilement et sans problème si vous disposez de ces documents prêts et à portée de main lors de la migration.
Que la migration commence
Il ne reste plus qu'à migrer les données. C'est là qu'il est utile de pouvoir compter sur des experts en déploiement Workday pour étouffer dans l'œuf les licenciements potentiellement problématiques. Vous devez également être conscient de la menace de vol de données, qui peut nuire à votre organisation.
Vous pouvez bien sûr suivre les étapes ci-dessus pour assurer seul une mise en œuvre réussie de Workday. Cependant, il est bien préférable, et moins compliqué, de faire appel à un consultant expert dans la populaire application cloud.
