तो, आपने लगाने का निर्णय लिया है कार्यदिवस आपके संगठन में जगह पर. यह एक बहुत ही बुद्धिमानी भरा कदम है क्योंकि परिवर्तनकारी क्लाउड-आधारित प्रणाली हर चीज़ को आसान और अधिक कुशल बनाती है।
हालाँकि, आपको सॉफ़्टवेयर तैनात करना होगा, जो एक धारणा से कहीं अधिक है। जैसा कि कहा गया है, सफल कार्यदिवस कार्यान्वयन सुनिश्चित करने के लिए यहां चरण दिए गए हैं।
कार्यदिवस क्या है?
मुख्य रूप से मध्यम और बड़े संगठनों द्वारा उपयोग किया जाता है, विशेष रूप से कई स्थानों वाले संगठनों द्वारा, कार्यदिवस एक समाधान है जो लाभ, पेरोल, कर्मचारी डेटा और मानव संसाधन के प्रबंधन में मदद करता है।
प्रमुख विशेषताओं में शामिल हैं:
- प्रतिभा प्रबंधन
- समय का देखभाल
- भर्ती
- विश्लेषिकी और रिपोर्टिंग
- कर्मचारी स्वयंसेवा
शीर्ष कार्यदिवस लाभ
- सिस्टम एमएसी और पीसी पर काम करता है
- साल में दो बार अपग्रेड के माध्यम से, वर्कडे लगातार नई पेरोल और एचआर क्षमताओं और सुविधाओं को पेश करता है
- सहायक और विभागीय छाया प्रणालियों के निर्माण और रखरखाव की कोई आवश्यकता नहीं है
- टीम के सदस्यों के बारे में नवीनतम जानकारी - जैसे नौकरी विवरण - तक तत्काल पहुंच प्रदान करता है
- आय विवरण और अवकाश शेष के साथ-साथ व्यक्तिगत जानकारी अपडेट (डब्ल्यू-2 रोक, संपर्क जानकारी इत्यादि) जैसी वस्तुओं तक आसान पहुंच प्रदान करता है।
- सुरक्षित नेटवर्क पर जानकारी तक 24 घंटे पहुंच की अनुमति देता है
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कार्यदिवस कार्यान्वयन के लिए तैयार होना
जबकि प्रत्येक कंपनी का रोजमर्रा का उपयोग अलग-अलग होगा, कार्यदिवस कार्यान्वयन सावधानीपूर्वक योजना की आवश्यकता है। सफल प्रवासन के लिए, चरणों में शामिल होना चाहिए:
अपने उद्देश्यों को परिभाषित करें
जब आप कार्यदिवस द्वारा प्रदान किए जाने वाले लाभों के बारे में जानते हैं, तो आपको इसका दायरा भी परिभाषित करना चाहिए कि कैसे आपकी संगठन फायदा होने की उम्मीद है. चाहे रिपोर्टिंग को सुव्यवस्थित करना हो या मानव संसाधन प्रक्रियाओं को तेज करना हो, मानव संसाधन, वित्त और रणनीतिक योजना में लक्ष्य निर्धारित करके शुरुआत करें।
ऐसा हो जाने के बाद, आप एक कार्यान्वयन समयरेखा तैयार कर सकते हैं, जिसमें कर्मचारियों को नए कार्यदिवस प्लेटफ़ॉर्म का उपयोग करने के लिए प्रशिक्षित करने में कितना समय लगेगा।
प्रक्रियाओं पर जाएँ
अपनी वर्तमान प्रक्रिया की प्रतिलिपि बनाने और क्लाउड-आधारित ऐप के साथ इसका उपयोग करने का प्रयास करने की सामान्य गलती न करें। ऐसा करने पर, आप अनिवार्य रूप से शीर्ष कार्यदिवस लाभों को मिटा देंगे। क्यों? क्योंकि नई प्रणाली प्रक्रियाओं को सरल बनाती है और दूसरों को अनावश्यक बना देती है।
यदि आप बढ़ी हुई चपलता, प्रतिक्रियाशीलता और उत्पादकता चाहते हैं, तो आप बेहतर तकनीक के साथ अप्रचलित प्रक्रियाओं का उपयोग करके इसे हासिल नहीं कर पाएंगे। एक बार जब आप पूरी तरह से समझ जाएं कि कार्यदिवस आपके लिए क्या हासिल कर सकता है, तो अपनी प्रक्रियाओं की पूरी तरह से जांच करें। मर्सर जैसे कार्यदिवस कार्यान्वयन विशेषज्ञ की सहायता लेना एक अच्छा विचार है।
टेस्ट ड्राइव लें
यह भी एक आम गलती है कि अपने उपयोगकर्ताओं को क्लाउड पर बैठाएं और फिर रास्ते में समस्याओं का समाधान करें। यह केवल आपके लोगों को निराश करने का काम करेगा। बल्कि, एक पायलट समूह को एक साथ लाने के बारे में सोचें जो प्लेटफ़ॉर्म का परीक्षण कर सके और प्रतिक्रिया दे सके। एक बार जब सब कुछ ठीक हो जाए, तो देखें कि कार्यदिवस पर आपका वर्कफ़्लो कैसा रहता है, फिर प्रक्रियाओं का अनुकूलन जारी रखें।
नई सामग्री बनाएँ
प्रक्रियाओं को अंतिम रूप देने और सिस्टम का परीक्षण करने के बाद, आप अंततः चीजों को शुरू करने के लिए लगभग तैयार हैं। लेकिन इतनी जल्दी नहीं, क्योंकि कुछ चीज़ों को कागज़ पर उतारना ही पड़ता है। आपको प्रशिक्षण सामग्री और नए मैनुअल और ट्यूटोरियल सहित नए दस्तावेज़ बनाने होंगे। यदि आपके पास माइग्रेट करते समय ये सामग्रियां तैयार और उपलब्ध हैं, तो उपयोगकर्ता अधिक आसानी से और गड़बड़ी-मुक्त हो जाएंगे।
आइए प्रवासन शुरू करें
अब जो कुछ बचा है वह डेटा माइग्रेशन है। यह वह जगह है जहां संभावित समस्याग्रस्त अतिरेक को शुरू में ही रोकने के लिए कार्यदिवस परिनियोजन विशेषज्ञों का होना अच्छा है। आप डेटा चोरी के खतरे से भी सावधान रहना चाहते हैं, जो आपके संगठन को नुकसान पहुंचा सकता है।
निःसंदेह, आप अकेले सफल कार्यदिवस कार्यान्वयन सुनिश्चित करने के लिए उपरोक्त कदम उठा सकते हैं। हालाँकि, लोकप्रिय क्लाउड ऐप में विशेषज्ञता वाले सलाहकार की मदद लेना कहीं बेहतर और कम जोखिम भरा है।