Så du har bestämt dig för att lägga Arbetsdag på plats i din organisation. Det är ett mycket klokt drag eftersom det transformativa molnbaserade systemet gör allt enklare och mer effektivt.
Du måste dock distribuera programvaran, vilket är mer än ett begrepp. Med det sagt, här är steg för att säkerställa framgångsrik Workday-implementering.
Vad är Workday?
Workday används främst av medelstora och stora organisationer, särskilt de med flera platser, och är en lösning som hjälper till med hanteringen av förmåner, löner, personaldata och HR.
Nyckelfunktioner inkluderar:
- Talent management
- Tidsuppföljning
- Rekrytering
- Analys och rapportering
- Anställd självbetjäning
Bästa arbetsdagens fördelar
- Systemet fungerar på MAC och PC
- Genom två gånger årligen uppgraderingar introducerar Workday kontinuerligt nya löne- och HR-möjligheter och funktioner
- Inget behov av att konstruera och underhålla extra- och avdelningsskuggsystem
- Ger omedelbar tillgång till aktuell information – såsom arbetsbeskrivningar – om teammedlemmar
- Ger enkel åtkomst till poster som intäktsutdrag och ledighetssaldon, såväl som till uppdateringar av personlig information (W-2-innehåll, kontaktinformation, etc.)
- Tillåter 24-timmars åtkomst till information över ett säkert nätverk
Förberedelser för Workday Implementation
Även om varje företags dagliga användning kommer att variera, Arbetsdagsimplementering kräver noggrann planering. För en framgångsrik migrering måste stegen inkludera:
Definiera dina mål
Samtidigt som du känner till fördelarna med Workday måste du definiera omfattningen av hur din organisation förväntar sig att gynnas. Oavsett om det är för att effektivisera rapportering eller snabba upp HR-processer, börja med att sätta upp mål inom HR, ekonomi och strategisk planering.
När det är gjort kan du kartlägga en implementeringstidslinje, inklusive hur lång tid det sannolikt kommer att ta att utbilda anställda att använda den nya Workday-plattformen.
Gå över processer
Gör inte det vanliga misstaget att bara kopiera din nuvarande process och försök använda den med en molnbaserad app. Genom att göra det skulle du i princip radera de bästa Workday-förmånerna. Varför? Eftersom det nya systemet förenklar processer och gör andra onödiga.
Om du vill ha ökad smidighet, lyhördhet och produktivitet kommer du inte att uppnå det genom att använda föråldrade processer med förbättrad teknik. När du väl förstår vad Workday kan åstadkomma för dig, undersök dina processer noggrant. Det är en bra idé att ta hjälp av en Workday-implementeringsspecialist som Mercer.
Ta en provkörning
Det är också ett vanligt misstag att bara låta dina användare gå ombord på molnet och sedan lösa problem på vägen. Detta kommer bara att tjäna till att frustrera ditt folk. Fundera hellre på att dra ihop en pilotgrupp som kan ge plattformen en testkörning och ge feedback. När allt är klart, se hur ditt arbetsflöde går på Workday och fortsätt sedan med processoptimering.
Skapa nytt material
Efter att processer är slutförda och systemet har testats är du nästan redo att äntligen få saker att rulla på. Men inte så snabbt, för vissa saker måste skrivas ner på papper. Du måste skapa nya dokument inklusive utbildningsmaterial och nya manualer och handledningar. Användare kommer att anpassa sig lättare och problemfritt om du har dessa material redo och till hands när du migrerar.
Låt migrationen börja
Allt som återstår nu är datamigrering. Det är här det är bra att ha Workday-experter till hands för att fånga potentiellt problematiska uppsägningar i sin linda. Du vill också vara uppmärksam på hotet om datastöld, vilket kan skada din organisation.
Du kan naturligtvis ta stegen ovan för att säkerställa en framgångsrik Workday-implementering ensam. Det är dock mycket bättre, och mindre besvärligt, att ta hjälp av en konsult med expertis i den populära molnappen.